alle koppelingen

Aanvragen direct in Teamleader.

Iemand vult het formulier op je website in en in Teamleader Focus staat meteen een contact met een deal in de juiste fase. Niemand hoeft nog iets uit de mailbox over te typen. Je verkopers zien de aanvraag waar ze toch al werken.

let's work bel 085 1300 433

Twee collega's in gesprek bij een bureau

In het kort

Ja, je kunt Teamleader Focus koppelen aan je website. Teamleader heeft een API, een vaste manier waarop software gegevens uitwisselt, en je geeft daarvoor één keer toestemming in je eigen account. Daarna wordt elke aanvraag via je websiteformulier een contact of bedrijf met een deal in de juiste pijplijn, en kunnen klanten hun facturen en offertes in een portaal op je site bekijken.

Wat Teamleader Focus is

Teamleader Focus is software voor kleine en middelgrote bedrijven. Je houdt er klanten en deals in bij, maakt offertes en facturen, plant projecten en schrijft uren. Veel bedrijven in Nederland en België gebruiken het als hun CRM: het systeem waarin alle klantcontacten en verkoopkansen samenkomen.

Juist omdat de verkoop in Teamleader loopt, is het zonde als aanvragen van de website eerst in een mailbox belanden en iemand ze daarna met de hand invoert.

Wat je koppelt

De koppeling werkt meestal twee kanten op: aanvragen gaan naar Teamleader, klantgegevens komen terug naar de website.

Aanvragen: een ingevuld formulier wordt een contact of bedrijf, met een deal in de pijplijn, fase en bron die bij dat formulier horen.
Offerteaanvragen: de gekozen dienst, aantallen en opmerkingen komen in de deal, zodat je verkoper de offerte in Teamleader opstelt zonder eerst terug te bellen.
Opvolging: een terugbelverzoek wordt een taak met datum voor de juiste collega.
Klantgegevens: in een portaal op je site ziet een ingelogde klant zijn eigen facturen en offertes, rechtstreeks uit Teamleader.

Hoe de koppeling werkt

De Teamleader-API werkt met acties zoals contacts.add en deals.create, die als JSON, een vast tekstformaat voor gegevens, naar api.focus.teamleader.eu gaan. Voor toegang registreren we een eigen integratie in de Teamleader Marketplace, met alleen de rechten die nodig zijn. Jij logt één keer in bij Teamleader en geeft toestemming. Dat heet OAuth: de koppeling krijgt een toegangssleutel die ongeveer een uur geldig is en daarna vanzelf wordt vernieuwd, zonder dat iemand je wachtwoord kent.

Andersom kan Teamleader de website een seintje geven via een webhook, een automatisch bericht naar een adres op je site. Dat kan bijvoorbeeld bij een gewonnen deal of een betaalde factuur. Teamleader telt per integratie hoeveel verzoeken er per minuut binnenkomen. Zit de koppeling aan die grens of weigert Teamleader een verzoek, dan blijft de inzending in Gravity Forms staan, probeert de koppeling het later opnieuw en krijgen wij een melding.

Plugin of maatwerk

Teamleader heeft zelf een paar manieren om websiteformulieren aan te sluiten. Met de Lead capture Booster maak je contactformulieren in Teamleader en zet je die op je site; die herkennen bestaande contacten op e-mailadres. Er is een officiële WordPress-plugin, Teamleader CRM Forms, met eigen formulieren. En er zijn Web2Lead-koppelingen voor diensten als Jotform en Wufoo, al kunnen die volgens Teamleader geen eigen velden vullen en geen opt-in voor marketingmail zetten.

Voor één eenvoudig contactformulier volstaat dat vaak. Maatwerk voegt iets toe als je formulieren al in Gravity Forms staan en in de stijl van je site moeten blijven, als een antwoord in het formulier bepaalt in welke pijplijn of fase een deal komt, of als je klanten daarnaast in een portaal wilt laten inloggen.

Bronnen

Wat hier staat over Teamleader komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: Website, Gravity Forms, klantportaal
Via: Teamleader Focus API, webhooks
Toegang: OAuth via de Teamleader Marketplace
Richting: Twee kanten op
Gegevens: Contacten, bedrijven, deals, taken, facturen
Nodig: Eenmalige toestemming in je account

Formulier wordt deal

Een ingevuld Gravity Forms-formulier wordt een contact of bedrijf met een deal, in de pijplijn, fase en bron die bij dat formulier horen.
Geen dubbele contacten

Voor er iets wordt aangemaakt, zoekt de koppeling op e-mailadres of het contact al bestaat. Zo ja, dan komt de nieuwe deal bij die klant.
Offerteaanvraag met details

Gekozen dienst, aantallen en opmerkingen komen in de deal. Je verkoper maakt de offerte in Teamleader en verstuurt hem van daaruit.
Terugbelverzoek als taak

Vraagt iemand om teruggebeld te worden, dan staat er een taak met datum klaar bij de collega die de aanvragen oppakt.
Facturen in je portaal

Ingelogde klanten zien hun facturen uit Teamleader en downloaden ze als pdf. Teamleader maakt daarvoor per factuur een tijdelijke downloadlink.
Gewonnen deal geeft seintje

Zet je verkoper een deal op gewonnen, dan meldt Teamleader dat via een webhook. De website kan de klant dan bijvoorbeeld toegang tot het portaal geven.

Werkwijze

Zo koppelen we Teamleader.

We beginnen bij het formulier waar nu het meeste overtypwerk vandaan komt.

let's work

Formulieren en pijplijnen

We lopen samen je formulieren langs en kijken in Teamleader welke pijplijnen, fasen, bronnen en eigen velden je gebruikt. Zo weten we per formulierveld waar het in Teamleader moet landen.
Integratie registreren

We registreren een eigen integratie in de Teamleader Marketplace, niet openbaar, met alleen de rechten die nodig zijn. In het voorstel staat precies wat de koppeling in Teamleader leest en wat ze schrijft.
Testen met testaccount

We testen in een Teamleader-testaccount: nieuwe en bestaande contacten, lege velden, vreemde tekens en wat er gebeurt als Teamleader een verzoek weigert. Pas als dat klopt, geef jij toestemming in je echte account.
Draaien en bewaken

Daarna draait de koppeling mee in ons dagelijkse werk. Lukt een verzoek niet, dan krijgen we een melding en kijken we wat er speelt. Past Teamleader de API aan, dan passen wij de koppeling aan.

Koppelingen die we bouwden.

Voor Teamleader hebben we nog geen case. Ons eigen klantportaal Mijn omgeving werkt op dezelfde manier met Moneybird: klanten zien daar hun offertes en facturen rechtstreeks uit het systeem.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de Teamleader koppeling.

let's work

Kunnen we onze Gravity Forms-formulieren houden?

Ja. De koppeling haakt in op het verzenden van het formulier en stuurt de velden via de API naar Teamleader. Je formulieren, opmaak en bevestigingsmails blijven zoals ze zijn. Per formulier leggen we vast welk veld naar welk Teamleader-veld gaat, ook naar je eigen velden. De inzending blijft daarnaast in WordPress bewaard, dus er gaat niets verloren als Teamleader even niet antwoordt.

Teamleader heeft eigen contactformulieren. Waarom zou ik maatwerk nemen?

Die formulieren zijn prima als je een los formulier wilt dat in Teamleader wordt beheerd. Ze zitten in de Lead capture Booster. Op de oudere pakketten GO, MOVE en BOOST krijg je in de basisversie één formulier en minder opmaakopties. Maatwerk kies je als het formulier in je eigen site moet passen, als antwoorden bepalen waar een deal terechtkomt, of als je meer wilt dan formulieren, zoals een klantportaal.

Moet ik mijn Teamleader-wachtwoord aan jullie geven?

Nee. Je logt zelf in bij Teamleader en geeft de integratie toestemming voor de onderdelen die in het voorstel staan. Wij zien je wachtwoord nooit. Je kunt die toestemming later zelf intrekken op de beheerpagina van de Teamleader Marketplace. Daarna krijgt de koppeling geen nieuwe toegang meer.

Wat gebeurt er als iemand twee keer een formulier invult?

Dan zoekt de koppeling eerst in Teamleader op e-mailadres. Bestaat het contact al, dan komt de nieuwe deal of taak bij dat contact en blijft je CRM overzichtelijk. De standaard Web2Lead-koppelingen van Teamleader doen dat volgens Teamleader zelf niet: die herkennen dubbele inzendingen niet. Teamleaders eigen contactformulieren herkennen bestaande contacten wel.

Kunnen klanten hun facturen en offertes uit Teamleader op onze site zien?

Ja, in een afgeschermd portaal. De API kan facturen per klant opvragen, met hun status, en per factuur een tijdelijke downloadlink voor de pdf maken. Voor offertes en facturen geeft de API ook de link naar de online pagina in Teamleader. Wij koppelen elk portaalaccount aan het juiste contact of bedrijf, zodat iedere klant alleen zijn eigen stukken ziet.

Werkt de koppeling ook als het druk is in Teamleader?

Teamleader beperkt per integratie het aantal verzoeken per minuut en zet bij elk antwoord hoeveel er nog over zijn. Zit de koppeling aan de grens, dan wacht ze tot er weer ruimte is en probeert ze het opnieuw. Bij een websiteformulier merk je daar niets van. Bij grotere klussen, zoals alle facturen van alle klanten ophalen, houden we er in de bouw rekening mee.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.