alle koppelingen

Vacatures uit AFAS.

Je HR-afdeling zet een vacature in AFAS en hij staat op je eigen werkenbij-site, in je eigen huisstijl. Wie solliciteert, komt met cv en motivatie in de sollicitatieworkflow van AFAS terecht. Sollicitaties uit een mailbox overnemen is dan niet meer nodig.

let's work bel 085 1300 433

Collega begroet een klant met een handdruk

Twee collega's lachen samen bij de trap op kantoor

In het kort

Ja, AFAS kun je koppelen aan je eigen website. AFAS heeft een API, een vaste manier waarop software gegevens uitwisselt, die je AFAS-beheerder openzet via een app connector. Vacatures haalt de site op uit een overzicht dat je beheerder zelf in AFAS samenstelt, en sollicitaties gaan met cv terug naar de sollicitatieworkflow. Zo beheer je vacatures op één plek en blijft AFAS leidend.

Wat AFAS is

AFAS Profit is bedrijfssoftware waarin onder meer HRM, salarisadministratie, financiën, CRM en orders in één database zitten. Daaromheen heeft AFAS InSite, het intranet voor medewerkers, en OutSite, de omgeving voor mensen buiten je organisatie, zoals sollicitanten. Met Werving en selectie leg je in AFAS vacatures, sollicitanten en de voortgang van sollicitaties vast.

Heb je daarnaast een eigen website met een werkenbij-pagina, dan zit daar vaak het handwerk: vacatures op twee plekken bijhouden en sollicitaties uit de mail met de hand in AFAS zetten.

Wat je koppelt

Vacatures: gepubliceerde vacatures uit AFAS verschijnen op je werkenbij-site, met functie, locatie, uren, contractvorm en een salarisindicatie als je die in AFAS vastlegt. Sluit AFAS een vacature, dan verdwijnt hij van de site.
Sollicitaties: het sollicitatieformulier stuurt gegevens, motivatie en cv naar AFAS, bij de juiste vacature. De sollicitatie komt in de workflow die je HR-afdeling al gebruikt.
Open sollicitaties: iemand die zonder vacature solliciteert, wordt als sollicitant in AFAS vastgelegd.
Debiteuren en orders: heb je een webshop, dan kan een bestelling als verkooporder in AFAS komen, met de klant als verkooprelatie.

Hoe de koppeling werkt

De API van AFAS werkt met connectoren. Een GetConnector is een uitvoer waarmee de website gegevens ophaalt. Je AFAS-beheerder stelt die zelf samen en bepaalt welke velden en welke vacatures erin zitten. Een UpdateConnector schrijft gegevens terug. Voor werving zijn dat onder meer HrCreateApplicant, die een sollicitatie op een vacature in een workflow zet en een cv en foto kan meesturen, en HrApplicant voor een sollicitant zonder workflow. Deze connectoren zijn alleen beschikbaar als je de HRM-onderdelen van AFAS hebt, zoals Werving en selectie.

Je beheerder zet de connectoren in een app connector: het onderdeel in AFAS waarin je regelt wat een externe partij mag. De toegang loopt via OAuth: de koppeling vraagt met een client id en een geheim een sleutel aan die een uur geldig is. De oude vaste tokens faseert AFAS uit, na 31 augustus 2027 werken ze niet meer. Vacatures haalt de website periodiek op, want AFAS heeft webhooks alleen voor dossieritems en workflows. Gaat het versturen van een sollicitatie mis, dan blijft die in Gravity Forms staan, probeert de koppeling het opnieuw en krijgen wij een melding.

OutSite of je eigen site

AFAS kan zelf al veel. Met OutSite richt je een sollicitatieportal in, bijvoorbeeld als werkenbij-site, waar kandidaten solliciteren en daarna inloggen om hun eigen sollicitatie te bekijken en aan te vullen. Vacatures publiceer je als document op InSite en OutSite, en AFAS kan een omschrijving voor Google Jobs meegeven. Werkt dat voor je organisatie, dan heb je geen koppeling nodig.

Een koppeling voegt iets toe als je werkenbij-pagina deel moet zijn van je bestaande WordPress-site, met dezelfde huisstijl, navigatie en vindbaarheid als de rest, en je redacteur vacaturepagina's wil aanvullen met eigen teksten en beelden. AFAS blijft dan leidend: vacatures beheer je in AFAS en sollicitaties komen in de AFAS-workflow. Wil je dat sollicitanten toch in de OutSite-portal kunnen inloggen, dan kan dat ook.

Bronnen

Wat hier staat over AFAS komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: Werkenbij-site Gravity Forms WooCommerce
Via: AFAS Profit REST API, GetConnector, UpdateConnector
Toegang: App connector met OAuth
Richting: Twee kanten op
Nodig: Werving en selectie, je AFAS-beheerder
Let op: Classic tokens stoppen in 2027

Vacatures op je site

Gepubliceerde vacatures uit AFAS verschijnen op je werkenbij-site, met functie, locatie, uren en contractvorm uit de velden die je beheerder vrijgeeft.
Sollicitatie met cv

Het formulier stuurt gegevens, motivatie en cv naar AFAS, bij de juiste vacature. Daar start de sollicitatie de workflow die HR al gebruikt.
Gesloten vacature gaat offline

Na de einddatum sluit AFAS de vacature. Bij de volgende synchronisatie haalt de website hem weg, zodat niemand nog op een dichte vacature solliciteert.
Open sollicitatie vastgelegd

Solliciteert iemand zonder vacature, dan komt hij als sollicitant in AFAS. HR kan hem later aan een passende vacature koppelen.
Vacature herkenbaar voor Google

Elke vacature krijgt een eigen pagina met JobPosting-gegevens, de vaste opmaak waarmee Google vacatures leest. De inhoud blijft uit AFAS komen.
Webshoporder als verkooporder

Heb je een WooCommerce-webshop, dan kan een bestelling als verkooporder in AFAS komen, met de klant als verkooprelatie erbij.

Werkwijze

Zo koppelen we AFAS.

We werken samen met je AFAS-beheerder, want die bepaalt wat de koppeling mag.

let's work

Werving in kaart

We kijken hoe je Werving en selectie in AFAS gebruikt: welke vacaturevelden online mogen, welke workflow een sollicitatie krijgt en of je OutSite gebruikt. Ook spreken we af wat een sollicitant moet invullen.
App connector inrichten

Je beheerder maakt een GetConnector met alleen de vacaturevelden voor de site en zet die met HrCreateApplicant in een app connector met OAuth. Wij krijgen client id, geheim en omgevingsnummer, eerst voor de testomgeving.
Bouwen op de testomgeving

We bouwen en testen in je AFAS-testomgeving: een nieuwe sollicitant, iemand die al bekend is, een groot cv, een gesloten vacature en wat er gebeurt als AFAS een sollicitatie weigert.
Productie en onderhoud

Voor productie maakt je beheerder nieuwe gegevens aan, want toegang geldt per omgeving. AFAS brengt twee keer per jaar een nieuwe versie uit. Wij controleren de koppeling daarna en spreken af wanneer het geheim wordt vernieuwd.

Koppelingen die we bouwden.

Een AFAS-case hebben we nog niet. Bij Aandrijftechniek komen klantgegevens en productdata uit het ERP en gaan bestellingen direct terug. Voor AFAS gebruiken we dezelfde aanpak.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de AFAS koppeling.

let's work

AFAS heeft OutSite al. Waarom zou ik een koppeling laten maken?

Als een werkenbij-site op OutSite voor je werkt, heb je geen koppeling nodig. AFAS biedt daar een sollicitatieportal met Sollicitant Self Service, waarin kandidaten zelf hun gegevens aanvullen. Een koppeling kies je als je vacatures op je eigen WordPress-site wilt, in dezelfde huisstijl en navigatie als de rest van je site, met teksten en beelden die je redacteur beheert. De sollicitaties komen dan gewoon in de workflow van AFAS.

Werkt dit nog nu AFAS de classic tokens uitfaseert?

Ja, we bouwen nieuwe koppelingen met OAuth, zoals AFAS adviseert. Bestaande classic tokens krijgen een einddatum van 1 mei 2027 en na 31 augustus 2027 werken app connectoren met een classic token niet meer. Draait er bij jou al een oudere koppeling op een classic token, dan kan je beheerder vanaf Profit 9 de bestaande app connector omzetten naar OAuth, zonder een nieuwe aan te maken.

Komt het cv ook in AFAS?

Ja. De UpdateConnector HrCreateApplicant kan bij een sollicitatie een document zoals een cv en een foto meesturen, en ook eigen velden vullen die je in AFAS hebt aangemaakt. Het cv staat daarna bij de sollicitatie in AFAS. Op de website hoeft het niet langer te blijven dan nodig: na een geslaagde overdracht kan het uit WordPress worden verwijderd.

Wat moet onze AFAS-beheerder doen?

Je beheerder maakt een GetConnector met de vacaturevelden die online mogen, zet die samen met de nodige UpdateConnectoren in een app connector en richt daar de toegang met OAuth in. Daarna geeft hij ons de gegevens voor de testomgeving en later voor productie. AFAS biedt hiervoor de Specialisatiecursus Connector voor beheerders. Wij geven precies door welke connectoren en velden we nodig hebben.

Kan een sollicitant daarna inloggen in de AFAS-portal?

Ja, als je OutSite gebruikt. De sollicitatieworkflow in AFAS maakt dan een portalgebruiker aan op basis van het privé-e-mailadres. Daarvoor stuurt de koppeling het privé-e-mailadres en de OutSite-site mee. De sollicitant kan daarna in OutSite zijn eigen sollicitatie bekijken en gegevens aanvullen. Gebruik je OutSite niet, dan laten we die velden weg.

Kunnen ook debiteuren of webshoporders naar AFAS?

Ja. De API heeft UpdateConnectoren voor verkooprelaties, zowel organisaties als personen, en voor verkooporders. Een bestelling uit WooCommerce kan zo als order in AFAS komen. Andersom kan een GetConnector bijvoorbeeld de openstaande facturen per debiteur geven, voor een klantportaal. Welke onderdelen je kunt gebruiken, hangt af van de AFAS-modules die je hebt, zoals Ordermanagement.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.