alle koppelingen

Rechtstreeks in e-Boekhouden.

Een bestelling in je webshop wordt in e-Boekhouden een factuur met de juiste regels, btw-codes en grootboekrekeningen. e-Boekhouden kan hem meteen naar je klant mailen en tegelijk boeken. Jij typt niets meer over en je boekhouding loopt gelijk met je webshop.

let's work bel 085 1300 433

Monitor met de beheeromgeving van een webshop

In het kort

Ja. e-Boekhouden heeft een eigen API: een technische ingang waarlangs je website of webshop gegevens in je boekhouding zet of eruit ophaalt. Daarmee koppelen we bijvoorbeeld WooCommerce aan e-Boekhouden, zodat een bestelling vanzelf een relatie, een factuur en een boeking wordt. e-Boekhouden kan die factuur direct naar je klant mailen. Voor de webshop van Druppie bouwden we zo'n koppeling met e-Boekhouden en Exact.

Wat e-Boekhouden is

e-Boekhouden.nl is een online boekhoudprogramma voor ondernemers en hun boekhouders, met een aparte module voor de ledenadministratie van verenigingen. Je boekt, factureert en doet je btw-aangifte in de browser.

e-Boekhouden heeft zelf een rij webshopkoppelingen, onder meer voor WooCommerce, Shopify en Lightspeed. Staat jouw systeem er niet bij, dan verwijzen ze naar hun API. Die gebruiken wij.

Wat je via de API koppelt

Relaties: klanten aanmaken, opzoeken en bijwerken, met factuur-e-mailadres, btw-nummer en IBAN.
Facturen: een factuur op een factuursjabloon uit je eigen administratie. e-Boekhouden kan hem direct mailen met een van je e-mailsjablonen en hem tegelijk als boeking verwerken.
Mutaties: boekingen zoals een verstuurde factuur, een ontvangen betaling of een memoriaalboeking.
Artikelen, grootboekrekeningen en kostenplaatsen: lezen en aanmaken, zodat de webshop dezelfde indeling gebruikt als je boekhouding.
Openstaande posten en saldi: ophalen, bijvoorbeeld om in een klantportaal te laten zien wat nog open staat.

Hoe de koppeling werkt

e-Boekhouden heeft twee API's: een oudere SOAP-API, die werkt met je gebruikersnaam en twee beveiligingscodes, en een nieuwere REST-API. Wij bouwen op de REST-API. Daarvoor maak je in de instellingen van je account een API-token aan, een soort wachtwoord dat alleen voor de koppeling is. De koppeling wisselt dat token voor een sessie die kort geldig is en vraagt daarna zelf een nieuwe aan.

e-Boekhouden stuurt zelf geen seintje als er iets verandert in je administratie. De koppeling neemt dus altijd het initiatief: hij zet een factuur klaar zodra een bestelling binnenkomt, of kijkt op vaste momenten wat er open staat. Weigert e-Boekhouden een factuur, bijvoorbeeld omdat een btw-code niet klopt, dan geeft de API een foutcode terug. Die bestelling blijft dan klaarstaan voor een nieuwe poging en wij krijgen een melding.

Plugin of maatwerk

e-Boekhouden noemt op zijn site een gratis WooCommerce-koppeling, en in de WordPress-bibliotheek staat een plugin van e-Boekhouden. Die plugin is daar voor het laatst bijgewerkt in 2016. Hij zet bestellingen over als financiële boeking, zonder de bestelde artikelen. Wil je alleen je omzet in de boekhouding, dan kan dat genoeg zijn.

Maatwerk loont als je factuurregels met artikelen wilt, als e-Boekhouden de factuur in je eigen sjabloon moet mailen, of als je webshop meer doet dan een gewone bestelling. Zo'n webshop bouwden we voor Druppie: WooCommerce op maat met een abonnementenmodule, waarin klanten zelf hun abonnement pauzeren of wijzigen. De webshop is gekoppeld aan e-Boekhouden en Exact, dus facturen gaan automatisch de deur uit.

Bronnen

Wat hier staat over e-Boekhouden.nl komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: WooCommerce website klantportaal
Via: REST API van e-Boekhouden
Richting: Naar e-Boekhouden, openstaande posten terug
Nodig: API-token uit je e-Boekhouden-account
Gegevens: Relaties, facturen, mutaties, artikelen

Factuur meteen gemaild

e-Boekhouden mailt de factuur die de koppeling aanmaakt direct naar je klant, met een factuursjabloon en e-mailsjabloon uit je eigen administratie.
Klant wordt relatie

Bestelt iemand voor het eerst, dan maakt de koppeling een relatie aan met adres, factuur-e-mailadres en eventueel btw-nummer. Bestaat de klant al, dan gebruikt hij die.
Elke regel goed geboekt

Per factuurregel gaan de btw-code en grootboekrekening mee, en als je wilt een kostenplaats. Zo komen producten en verzendkosten elk op hun eigen rekening.
Betaling bij de factuur

Is een bestelling al betaald, dan kan de koppeling de ontvangen betaling als mutatie bij de factuur boeken. Dan staat die factuur niet onterecht open.
Openstaand in je portaal

De API geeft ook de openstaande facturen terug. Die kun je in een klantomgeving op je website laten zien, zodat klanten zelf zien wat nog open staat.
Gebouwd voor Druppie

De WooCommerce-webshop van Druppie, met een abonnementenmodule waarin klanten zelf pauzeren of wijzigen, is gekoppeld aan e-Boekhouden en Exact. Facturen gaan automatisch de deur uit.

Werkwijze

Zo koppelen we e-Boekhouden.

We beginnen bij hoe je nu boekt en eindigen bij een koppeling die meedraait in ons dagelijkse werk.

let's work

Je administratie bekijken

We lopen samen door hoe je nu boekt: welke grootboekrekeningen en btw-codes je gebruikt, en welk factuursjabloon en e-mailsjabloon. Daar moet elke factuur uit de webshop straks precies op aansluiten.
Voorstel en API-token

Je krijgt een voorstel met wat we koppelen. Daarna maak je in e-Boekhouden een API-token aan en geef je hem veilig aan ons door. Het token is na het aanmaken maar één keer te zien.
Bouwen en testen

We bouwen de koppeling en testen het liefst in een aparte testadministratie. We sturen bestellingen door met korting, met verzendkosten en met een ander btw-tarief, en kijken wat er gebeurt als e-Boekhouden een factuur weigert.
Live en bijhouden

Na livegang draait de koppeling mee in ons dagelijkse werk. Gaat er iets mis, dan krijgen we een melding. Verandert e-Boekhouden iets aan de API, dan passen wij de koppeling daarop aan.

Wat we eerder koppelden.

Bij Druppie draait de koppeling met e-Boekhouden al, en hieronder staat meer werk met koppelingen.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de e-Boekhouden koppeling.

let's work

Is de WooCommerce-plugin van e-Boekhouden niet genoeg?

Soms wel. De plugin van e-Boekhouden in de WordPress-bibliotheek zet bestellingen over als financiële boeking, zonder de bestelde artikelen, en is daar sinds 2016 niet bijgewerkt. Wil je alleen je omzet in de boekhouding, dan kan dat volstaan. Wil je facturen met artikelregels, facturen die e-Boekhouden zelf mailt, of werkt je webshop met abonnementen of eigen regels, dan bouwen we de koppeling op de REST-API.

Moet ik mijn wachtwoord of beveiligingscodes aan jullie geven?

Nee. Voor de REST-API maak je zelf een API-token aan in de instellingen van je account. Dat token is alleen voor de koppeling en je beheert het zelf. Bij de oudere SOAP-koppeling werkten gebruikersnaam en beveiligingscodes, en daar stopte een koppeling als je je wachtwoord wijzigde, omdat de eerste beveiligingscode dan meeverandert. Met een eigen token heb je daar geen last van.

Kan e-Boekhouden de factuur zelf naar mijn klant mailen?

Ja. Als de koppeling een factuur aanmaakt, kan hij e-Boekhouden vragen die factuur meteen naar de relatie te mailen. Daarbij gebruikt e-Boekhouden een factuursjabloon en een e-mailsjabloon uit je eigen administratie, dus de factuur ziet eruit zoals je gewend bent. Wil je facturen liever eerst zelf nakijken, dan maakt de koppeling ze aan zonder ze te versturen.

Worden betalingen uit de webshop ook geboekt?

Dat kan. De koppeling kan een ontvangen betaling als mutatie bij de factuur boeken. e-Boekhouden heeft ook eigen koppelingen met banken en betaalproviders. Gebruik je die al, dan spreken we af welke kant de betaling boekt, zodat niets dubbel in je administratie komt. Dat leggen we vast voordat we gaan bouwen.

Ziet mijn webshop het als een factuur in e-Boekhouden betaald is?

Niet uit zichzelf. e-Boekhouden stuurt geen seintje naar andere systemen als er iets verandert. De koppeling vraagt daarom op vaste momenten de openstaande facturen op en vergelijkt die met de webshop. Zo kun je een bestelling of abonnement bijwerken als de factuur niet meer open staat. Hoe vaak dat gebeurt, stemmen we af op hoeveel bestellingen je hebt.

Werkt dit ook voor een vereniging?

Ja. Verenigingen gebruiken in e-Boekhouden de ledenadministratie, en de API heeft daar eigen onderdelen voor die alleen voor verenigingen open staan. Zo kan een inschrijfformulier op je website een nieuw lid aanmaken of gegevens van een lid bijwerken, en kan de contributie als factuur via e-Boekhouden lopen. Welke velden je bijhoudt, bekijken we eerst samen.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.