alle koppelingen

Facturen uit Moneybird.

Moneybird heeft een open API waarmee je contacten, facturen en offertes leest en schrijft. Daarmee zetten we bestellingen als factuur in Moneybird, of laten we klanten hun eigen facturen en offertes zien op je website. Ons eigen klantportaal werkt precies zo.

let's work bel 085 1300 433

Collega werkt met laptop en telefoon vanuit een fauteuil

Twee collega's overleggen samen achter een laptop

In het kort

Ja. Via de API van Moneybird, een officiële REST-ingang tot je administratie, leest en schrijft je website gegevens in je boekhouding. Daarmee koppelen we bijvoorbeeld een webshop, zodat een bestelling een contact en een verkoopfactuur in Moneybird wordt, of een klantportaal waarin klanten hun facturen en offertes zien. Ons eigen klantportaal, Mijn omgeving, haalt zijn gegevens ook rechtstreeks uit Moneybird.

Wat Moneybird is

Moneybird is een online boekhoudpakket voor ondernemers. Je maakt er offertes en facturen, koppelt je bank en doet je btw-aangifte. Op de koppelingenpagina van Moneybird staan webshopkoppelingen, ook voor WooCommerce. Die zijn ontwikkeld door andere partijen, niet door Moneybird zelf. Wil je zelf een koppeling maken, dan verwijst Moneybird naar zijn API.

Wat je koppelt

Contacten: aanmaken, zoeken en bijwerken, ook op je eigen klantnummer.
Verkoopfacturen: aanmaken, versturen per mail of via Peppol (het netwerk waarover bedrijven e-facturen uitwisselen), en ophalen als pdf of als UBL-bestand, de e-factuur zelf.
Offertes: aanmaken, versturen, de status volgen en als pdf downloaden.
Betalingen: een betaling bij een factuur registreren, zodat hij niet meer open staat.
Externe facturen: facturen die je webshop zelf maakt, als boeking in Moneybird met de pdf als bijlage.
Periodieke facturen en abonnementen: voor wie elke maand of elk jaar hetzelfde factureert.

Hoe de koppeling werkt

Toegang kan op twee manieren: met OAuth, waarbij de eigenaar van de administratie één keer inlogt en de koppeling toestemming geeft, of met een persoonlijke API-token die je zelf aanmaakt in Moneybird. Bij allebei kies je welke onderdelen de koppeling mag gebruiken, zoals facturen, offertes of de bank. Moneybird laat per IP-adres 150 aanvragen per vijf minuten toe. Om te bouwen en te testen is er een sandbox: een testadministratie met alle functies, waarin facturen een watermerk krijgen.

Moneybird kan zelf een seintje sturen als er iets verandert, een webhook. Bijvoorbeeld als een factuur betaald is of een klant een offerte online accepteert. Moneybird zet een digitale handtekening onder elk seintje, waarmee we controleren dat het niet van iemand anders komt. Antwoordt onze server niet goed, dan probeert Moneybird het tot tien keer opnieuw. Een seintje dat twee keer binnenkomt, verwerken we maar één keer.

Zo werkt Mijn omgeving

Ons eigen klantportaal is een Moneybird-koppeling. Klanten loggen in zonder wachtwoord: ze vullen hun e-mailadres in, de site zoekt dat adres op bij de contacten in Moneybird en stuurt een code per mail. Daarna zien ze hun offertes en facturen rechtstreeks uit Moneybird, downloaden ze pdf's of een zip per kwartaal voor de btw-aangifte, en keuren ze een offerte online goed via de pagina van Moneybird.

Facturen staan er alleen als pdf, zonder betaalknop. Elke pdf loopt via onze server, die eerst controleert of het document bij die klant hoort. Zo'n portaal bouwen we ook voor jouw klanten, met jouw Moneybird-administratie erachter.

Bronnen

Wat hier staat over Moneybird komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: Website WooCommerce klantportaal
Via: REST API, webhooks
Richting: Twee kanten op
Nodig: Toestemming via OAuth of een persoonlijke API-token
Gegevens: Contacten, facturen, offertes, betalingen

Bestelling wordt factuur

Een bestelling uit je webshop wordt een contact en een verkoopfactuur in Moneybird, en Moneybird verstuurt hem per mail of via Peppol.
Facturen in je portaal

Klanten loggen in op je website en zien hun eigen facturen en offertes uit Moneybird, met de pdf erbij. Zo werkt Mijn omgeving.
Offerte online akkoord

Bij een openstaande offerte staat een link naar de pagina van Moneybird, waar je klant hem bekijkt en goedkeurt. Moneybird kan daarna een seintje sturen.
Zip voor de btw-aangifte

In Mijn omgeving downloaden klanten alle facturen van een kwartaal in één zip, zodat ze die meteen bij hun eigen btw-aangifte hebben.
Betaald, dus bijgewerkt

Wordt een factuur in Moneybird betaald, dan stuurt Moneybird een webhook. De koppeling werkt dan je webshop of portaal bij, zonder steeds te hoeven vragen.
Klant op klantnummer

Contacten hebben in Moneybird een eigen klantnummer. De koppeling zoekt een klant daarop op voordat hij een nieuw contact aanmaakt, zodat er geen dubbele ontstaan.

Werkwijze

Zo koppelen we Moneybird.

We bouwen op dezelfde manier als ons eigen klantportaal, maar dan rond jouw administratie.

let's work

Kijken wat er moet

We bespreken welke kant het op moet: bestellingen naar Moneybird, of facturen en offertes uit Moneybird naar je site. En wie erbij mag: alleen jij, of ook je klanten in een portaal.
Toegang afbakenen

Je krijgt een voorstel. Daarna geef je de koppeling toegang via OAuth of een persoonlijke API-token, en alleen tot wat nodig is: bijvoorbeeld facturen en offertes, maar niet je bank.
Bouwen in een sandbox

We bouwen en testen in een sandbox-administratie van Moneybird, met testklanten en facturen met een watermerk. We testen ook een webhook die twee keer binnenkomt en een seintje dat even niet aankomt.
Bijhouden na livegang

Na livegang volgen we de webhooks. Moneybird bewaart per seintje het laatste antwoord van onze server, dus we zien waar iets haperde. Wijzigingen in de API staan in de changelog van Moneybird, en raakt er een de koppeling, dan passen we hem aan.

Koppelingen die we bouwden.

Een klantcase met Moneybird staat er nog niet, wel ons eigen portaal en deze koppelingen met andere systemen.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de Moneybird koppeling.

let's work

Is een webshopkoppeling van de Moneybird-site niet genoeg?

Voor een gewone WooCommerce-winkel vaak wel. Op de koppelingenpagina van Moneybird staan koppelingen van andere partijen die bestellingen als factuur in Moneybird zetten. Kijk wel wat ze precies overzetten. Maatwerk is zinvol als je meer wilt: een klantportaal met facturen en offertes, abonnementen met eigen regels, of facturen die je webshop zelf maakt en die toch netjes in Moneybird moeten landen.

Kunnen mijn klanten hun facturen zien zonder Moneybird-account?

Ja, zo werkt Mijn omgeving. Een klant vult zijn e-mailadres in, de site zoekt dat adres bij de contacten in Moneybird en stuurt een code per mail. Daarna ziet hij alleen zijn eigen facturen en offertes. Pdf's lopen via onze server, die eerst controleert of het document bij die klant hoort. De klant heeft dus nooit toegang tot Moneybird zelf.

Wat is veiliger: OAuth of een persoonlijke API-token?

Moneybird zegt het zelf: een persoonlijke API-token is eenvoudiger, maar minder veilig. Zo'n token werkt als een wachtwoord voor je hele account, dus het moet goed bewaard worden. Bij OAuth maakt Moneybird een aparte gebruiker aan voor de koppeling, met de naam van de app. Bij allebei kies je welke onderdelen de koppeling mag gebruiken. We kiezen per project wat past.

Hoeveel aanvragen mag een koppeling doen?

Moneybird laat per IP-adres 150 aanvragen per vijf minuten toe, en voor de rapportages 50. Daarboven antwoordt Moneybird met het verzoek even te wachten. Daarom bewaren we gegevens kort. Mijn omgeving houdt de contacten bij een adres tien minuten vast en de documenten van een klant vijf minuten. Zo doet de omgeving zo min mogelijk aanvragen.

Kan een klant een offerte online goedkeuren?

Ja. Moneybird heeft voor elke offerte een eigen pagina waar je klant hem kan bekijken en accepteren. In Mijn omgeving staat bij een openstaande of verlopen offerte een knop naar die pagina. Accepteert de klant, dan kan Moneybird een webhook sturen, zodat je website of je planning meteen weet dat de opdracht rond is.

Kan mijn webshop zelf de factuur maken en toch in Moneybird boeken?

Ja. Daarvoor heeft Moneybird externe verkoopfacturen: een factuur die buiten Moneybird is gemaakt, met de pdf als bijlage. De koppeling zet zo'n factuur in Moneybird en registreert de betaling als die al binnen is. Dan blijft je webshop de factuur maken zoals je gewend bent, en klopt je boekhouding toch.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.