alle koppelingen

Webshop en Exact Online.

Bestellingen uit je webshop komen als verkooporder of factuur in Exact Online, en de voorraad uit Exact staat weer in je webshop. Exact kan die factuur via de API ook zelf versturen. Zo werken je administratie en je winkel met dezelfde cijfers.

let's work bel 085 1300 433

Monitor met een beheeromgeving op een bureau

In het kort

Ja. Exact Online heeft een REST API, een officiële ingang waarlangs andere software gegevens leest en schrijft. Daarmee koppelen we je webshop of website aan Exact: klanten worden relaties, bestellingen worden verkooporders of facturen, en de voorraad gaat terug naar de webshop. Toegang loopt via een app die je in Exact registreert. Ook de WooCommerce-webshop van Druppie hebben we aan Exact gekoppeld, naast e-Boekhouden.

Wat Exact Online is

Exact Online is de online bedrijfssoftware van Exact, met uitvoeringen voor onder meer boekhouden, handel en productie. Werkt een bedrijf met meerdere administraties, dan heet elke administratie in Exact een divisie. Een koppeling werkt altijd per divisie: je geeft toestemming voor de administraties die meedoen en de rest blijft erbuiten.

Wat je koppelt

Relaties en contactpersonen: aanmaken, opzoeken en bijwerken.
Verkooporders: een bestelling uit de webshop als order in Exact, met de orderregels.
Verkoopfacturen: aanmaken en via de API laten versturen, per mail of via Peppol, het netwerk voor e-facturen. Exact kan ook per relatie kijken hoe die klant zijn facturen wil krijgen.
Artikelen en verkoopprijzen: je artikelbestand uit Exact als bron voor de webshop.
Voorraad: de voorraadstand per artikel, zodat de webshop weet wat er is.

Hoe de koppeling werkt

Voor een koppeling die alleen voor jouw bedrijf is, registreert iemand met de rol Apps beheren een app in je eigen Exact-omgeving, onder Import/Export bij App-registraties. Daarna geef je één keer toestemming via OAuth 2.0: je logt in bij Exact, kiest de administraties en de koppeling krijgt een eigen sleutel, zonder je wachtwoord. Die sleutel is tien minuten geldig en de koppeling vernieuwt hem zelf. Wordt de koppeling dertig dagen niet gebruikt, dan moet je opnieuw toestemming geven.

Exact begrenst het verkeer: per app en per administratie 60 aanvragen per minuut en 5.000 per dag. Daarom werken we met webhooks, seintjes die Exact zelf stuurt zodra bijvoorbeeld een artikel of voorraadstand verandert, en met de sync-ingangen die alleen wijzigingen teruggeven. Exact blokkeert een app tijdelijk na tien fouten per uur op hetzelfde onderdeel. Een geweigerde order proberen we dus niet steeds opnieuw: hij gaat apart en wij krijgen een melding. Tussen 4.00 en 4.30 uur 's nachts is Exact Online niet bereikbaar, en daar houdt de koppeling rekening mee.

Een app uit de App Store of maatwerk

In de Exact App Store staan kant-en-klare webshopkoppelingen van andere partijen, ook meerdere voor WooCommerce. Verkoop je een gewoon assortiment en past je manier van werken in wat zo'n app doet, dan is dat de eenvoudigste weg en zeggen we dat ook.

Maatwerk voegt iets toe als je webshop afwijkt van de standaard: abonnementen, meerdere administraties, of een tweede boekhoudpakket ernaast. Dat speelde bij Druppie. Hun WooCommerce-webshop op maat heeft een abonnementenmodule, en klanten pauzeren of wijzigen hun abonnement daar zelf. Exact en e-Boekhouden zijn eraan gekoppeld, zodat de facturen automatisch verstuurd worden.

Bronnen

Wat hier staat over Exact Online komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: WooCommerce website klantportaal
Via: REST API, webhooks
Richting: Twee kanten op
Nodig: App-registratie in Exact en toestemming via OAuth
Limiet: 60 aanvragen per minuut, 5.000 per dag
Gegevens: Relaties, orders, facturen, artikelen, voorraad

Order in Exact

Een bestelling uit de webshop komt als verkooporder in Exact, met de klant als relatie en elke orderregel aan het juiste artikel gekoppeld.
Exact verstuurt de factuur

Exact kan een verkoopfactuur via de API zelf versturen, per mail of via Peppol. Of Exact kijkt per relatie welke manier die klant heeft ingesteld.
Voorraad terug naar de shop

Verandert de voorraad in Exact, dan stuurt Exact een seintje. De koppeling haalt de nieuwe stand op en zet hem in de webshop.
Artikelen uit Exact

Je artikelbestand en verkoopprijzen staan in Exact. De koppeling haalt nieuwe en gewijzigde artikelen op, zodat je ze niet op twee plekken bijhoudt.
Meerdere administraties

Werk je met meer dan één administratie in Exact, dan bepaalt de koppeling per bestelling in welke divisie hij boekt. Toestemming geef je per administratie.
Gebouwd voor Druppie

Druppie verkoopt via een eigen WooCommerce-webshop met abonnementen. Die webshop hangt aan Exact en aan e-Boekhouden, en de facturen worden automatisch verstuurd.

Werkwijze

Zo koppelen we Exact Online.

Eerst kijken we of een bestaande app volstaat, pas daarna bouwen we zelf.

let's work

Werkwijze in kaart

We kijken samen welke uitvoering van Exact Online en welke administraties je gebruikt, en wat leidend is: de webshop of Exact. Ook bekijken we of een app uit de Exact App Store al genoeg is.
App registreren

Je krijgt een voorstel. Daarna registreert iemand met de rol Apps beheren een app in jouw Exact-omgeving, met ons adres als terugkeeradres. Je geeft één keer toestemming en kiest de administraties.
Bouwen binnen de limieten

We bouwen rond webhooks en sync-ingangen, zodat de koppeling zuinig omgaat met de aanvragen die Exact toestaat. We testen in een demo-administratie, ook wat er gebeurt als Exact een order of factuur weigert.
Meekijken na livegang

Na livegang houden we de webhooks en de foutmeldingen in de gaten. Exact kondigt wijzigingen aan in de release notes en in een eigen lijst van wijzigingen die bestaande koppelingen raken. Raakt er een onze koppeling, dan passen wij hem aan.

Wat we eerder koppelden.

De webshop van Druppie is al aan Exact gekoppeld, en hieronder staat ander werk waarin we systemen aan elkaar koppelden.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de Exact Online koppeling.

let's work

Is een WooCommerce-app uit de Exact App Store niet genoeg?

Vaak wel. In de Exact App Store staan meerdere WooCommerce-koppelingen van andere partijen, die orders, klanten, artikelen en voorraad uitwisselen. Werk je zoals zo'n app verwacht, kies die dan. Maatwerk is zinvol als je webshop afwijkt: abonnementen, eigen orderregels, meerdere administraties of een tweede pakket ernaast. In het eerste gesprek zeggen we eerlijk wat bij jou past.

Moeten jullie inloggen met mijn Exact-account?

Nee. Iemand met de rol Apps beheren registreert een app in jouw Exact-omgeving. Daarna log je zelf één keer in bij Exact en geef je de koppeling toestemming, voor de administraties die jij kiest. De koppeling krijgt een eigen sleutel en ziet je wachtwoord nooit. Wordt de koppeling dertig dagen niet gebruikt, dan vraagt Exact opnieuw om toestemming.

Wat betekenen de API-limieten van Exact voor mijn webshop?

Exact staat per app en per administratie 60 aanvragen per minuut en 5.000 per dag toe. Daarboven weigert Exact aanvragen tot het volgende tijdvak. Een koppeling moet daar zuinig mee omgaan: met seintjes van Exact in plaats van steeds alles opvragen, en met ingangen die alleen wijzigingen geven. Met een Premium-licentie van Exact ligt de grens per dag hoger.

Kan de voorraad uit Exact in mijn webshop staan?

Ja. Exact kan een webhook sturen, een seintje aan onze server, zodra een voorraadstand verandert. De koppeling haalt dan de nieuwe stand op en zet hem in de webshop. Is onze server even niet bereikbaar, dan probeert Exact het seintje tot tien keer opnieuw. Elk seintje is ondertekend, zodat we kunnen nagaan dat het echt van Exact komt.

Werkt de koppeling met meerdere administraties?

Ja. In Exact heet elke administratie een divisie en een koppeling werkt per divisie. Bij het toestemming geven kies je welke administraties de koppeling mag gebruiken. Daarna kan de koppeling bijvoorbeeld per land, merk of webshop in een andere administratie boeken. Een administratie waar je geen toestemming voor gaf, blijft voor de koppeling dicht.

Wat gebeurt er als Exact een order weigert?

Exact geeft dan een foutmelding, bijvoorbeeld omdat een artikel of btw-code niet bestaat. Na tien fouten per uur op hetzelfde onderdeel blokkeert Exact een app tijdelijk. Daarom probeert de koppeling een geweigerde order niet blind opnieuw. Hij zet hem apart en wij krijgen een melding. We lossen de oorzaak op en sturen de order daarna alsnog door.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.