alle koppelingen

Simplicate en je portaal.

Een aanvraag op je website komt als sale in de Sales-funnel van Simplicate, met de juiste bron en voortgang. Je klanten zien in een portaal op je site hoe hun project ervoor staat: geschreven uren, status en facturen, zonder dat iemand een overzicht hoeft te mailen.

let's work bel 085 1300 433

Collega schrijft een plan uit op het whiteboard

Collega lacht bij het whiteboard met een uitgewerkt plan

In het kort

Ja, je kunt Simplicate aan je website koppelen. Simplicate heeft een API, een vaste manier waarop software gegevens uitwisselt, en je maakt daarvoor zelf een API-sleutel aan in je omgeving. Daarmee komt een websiteaanvraag als organisatie of persoon met een sale in Simplicate, en toont een klantportaal op je site de uren, projectstatus en facturen van die klant.

Wat Simplicate is

Simplicate is CRM- en projectsoftware voor zakelijke dienstverleners, zoals accountants, architecten, adviesbureaus, detacheerders en creatieve en online bureaus. In één pakket zitten CRM, sales en offertes, projecten, urenregistratie, facturatie en HRM.

Bij een dienstverlener loopt het werk door die onderdelen heen: een klant komt binnen als sale, daarna volgen offerte, project, uren en factuur. Aan het begin van die keten komen aanvragen via je website binnen. Aan het eind wil je klant weten hoeveel uren er op zijn project staan en welke facturen er nog openstaan. Op die twee plekken heeft een koppeling het meeste effect.

Wat je koppelt

Aanvraag als sale: een websiteformulier wordt een organisatie of persoon in het CRM, met een sale in je Sales-funnel. Onderwerp, bron, voortgang, verantwoordelijke medewerker en een notitie met de vraag staan er meteen in.
Goedgekeurde offerte: keurt een klant een offerte goed, dan kan de website daarop reageren, bijvoorbeeld met een account voor het portaal.
Uren en projectstatus: het portaal toont de geschreven uren per project en dienst, en de status van elk project.
Facturen: een overzicht met status en openstaand bedrag, met de pdf om te downloaden.
Bestanden: wat een klant in het portaal uploadt, komt als document bij het project of de organisatie in Simplicate.

Hoe de koppeling werkt

Simplicate heeft twee API-versies naast elkaar. Versie 2 is een REST-API, de gangbare opzet waarin elk onderdeel een eigen adres heeft, en dekt bijna alles. Versie 3 is nieuwer, controleert strenger wat je aanlevert en heeft nog een beperkt aantal onderdelen. Ze gebruiken dezelfde sleutels, dezelfde gegevens en dezelfde id's, dus we gebruiken v3 waar dat kan en v2 voor de rest.

Toegang loopt via een API-sleutel met een bijbehorend geheim (secret) die je zelf aanmaakt in Simplicate onder Instellingen, bij API. Zo'n sleutel hoort bij één Simplicate-gebruiker en mag precies wat die gebruiker mag. Voor wijzigingen in Simplicate gebruiken we webhooks: Simplicate stuurt een bericht naar je website als er bijvoorbeeld een sale is aangemaakt, een offerte is goedgekeurd of een project is gesloten. Elk bericht heeft een handtekening die we controleren. Niet elke wijziging heeft een webhook en verwijderde gegevens ziet de API niet direct, dus voor sommige onderdelen vergelijkt de koppeling periodiek. Volgens de documentatie kun je rekenen op minstens 60 verzoeken per minuut; daar houden we rekening mee.

Wat Simplicate zelf al kan

In het overzicht van koppelingen van Simplicate staat geen WordPress-plugin. Voor websiteformulieren verwijst Simplicate naar de API en levert het voorbeeldcode in PHP, met de opmerking dat je dat zelf of met je websitebouwer inricht. Dat doen wij, dan vanuit je bestaande Gravity Forms-formulieren.

Voor je klanten heeft Simplicate een paar dingen zelf. Een offerte laat je online ondertekenen via een knop in de mail. Gebruik je de branche Detachering, dan kan een klant uren en kosten goedkeuren via een knop in een mail. Die processen laten we in Simplicate. Wil je dat een klant op je eigen site, in je eigen huisstijl, zijn projecten, uren en facturen bij elkaar ziet, dan bouwen we dat met de API.

Bronnen

Wat hier staat over Simplicate komt uit de officiële documentatie:

Wat je krijgt

Koppelen met: Website, Gravity Forms, klantportaal
Via: REST API v2, API v3, webhooks
Toegang: API-sleutel en secret uit je omgeving
Richting: Twee kanten op
Gegevens: Relaties, sales, projecten, uren, facturen
Let op: Sleutel heeft een vaste vervaldatum

Aanvraag wordt sale

Een websiteaanvraag wordt een organisatie of persoon met een sale in je Sales-funnel, met bron, voortgang en verantwoordelijke medewerker al ingevuld.
Offerte goedgekeurd, portaal open

Keurt de klant de offerte goed, dan meldt Simplicate dat via een webhook. De website stuurt de klant dan een uitnodiging voor het portaal.
Uren per project

In het portaal ziet de klant de geschreven uren op zijn projecten, per dienst en per periode, zoals ze in Simplicate staan.
Projectstatus zonder mailtje

De status van elk project komt rechtstreeks uit Simplicate. Sluit je projectleider een project, dan staat het in het portaal ook als afgerond.
Facturen met openstaand bedrag

De klant ziet zijn facturen met status en openstaand bedrag en downloadt de pdf. Versturen en herinneren blijft gewoon in Simplicate.
Bestanden bij het project

Uploadt een klant een briefing of ander bestand in het portaal, dan komt het als document bij het project of de organisatie in Simplicate.

Werkwijze

Zo koppelen we Simplicate.

We kijken eerst waar je klanten nu om vragen en wat je team daarvoor met de hand opzoekt.

let's work

Funnel en portaal bepalen

We bekijken welke formulieren een sale moeten worden, met welke bron en voortgang, en welke projectgegevens een klant in het portaal mag zien. Uren, budget en facturen bespreken we per onderdeel.
Sleutel met beperkte rechten

Je maakt in Simplicate een API-sleutel aan voor een gebruiker die alleen de modules ziet die de koppeling nodig heeft. Je kiest daarbij een vervaldatum, en die zetten wij in onze planning.
Bouwen met testrelaties

We bouwen op API v3 waar die het onderdeel al heeft en op v2 voor de rest. We testen met testrelaties: bestaande klanten, ontbrekende velden, webhooks met een foute handtekening en een bereikte limiet.
Live en meebewegen

Na livegang houden we de koppeling in de gaten. Vervangt Simplicate onderdelen van API v2 door v3, dan zetten we de koppeling om. Een nieuwe API-sleutel regelen we ruim voordat de oude verloopt.

Koppelingen die we bouwden.

Een Simplicate-case hebben we nog niet. Deze cases laten zien hoe we andere systemen koppelen, met dezelfde aanpak.

bekijk al ons werk

Vragen

Vragen over de Simplicate koppeling.

let's work

Heeft Simplicate een WordPress-plugin?

In het overzicht van koppelingen van Simplicate staat geen WordPress-plugin. Wel staat er 'Website forms': Simplicate legt uit dat je formulieren via de API aan het CRM koppelt, levert voorbeeldcode in PHP en zegt dat je dat zelf of met je websitebouwer doet. Zapier staat ook in het overzicht. Wij koppelen rechtstreeks vanuit Gravity Forms, zodat er geen extra dienst tussen zit.

Wat gebeurt er als de API-sleutel verloopt?

Dan stopt de koppeling. Een sleutel krijgt in Simplicate bij het aanmaken een vervaldatum, en die kun je achteraf niet meer aanpassen. Daarom noteren we die datum bij de oplevering en vragen we je ruim op tijd een nieuwe sleutel aan te maken. Die zetten we in de koppeling, daarna kun je de oude verwijderen.

Kunnen klanten hun uren via de website goedkeuren?

Uren tonen kan: de API geeft per registratie onder meer het project, de dienst, de medewerker, de goedkeuringsstatus en of het uur al gefactureerd is. Goedkeuren door de klant zelf biedt Simplicate aan voor de branche Detachering, via een knop in een mail en alleen bij nacalculatie. Dat proces laten we in Simplicate. In het portaal ziet de klant wat er geschreven en gefactureerd is.

Kan ik vacatures of medewerkers uit Simplicate op mijn site zetten?

Vacatures niet: in de API-documentatie van Simplicate staat geen onderdeel voor vacatures of sollicitaties. De HRM-module heeft wel medewerkers, met onder meer naam, functie en profielfoto, en daarnaast teams, verlof en contracten. Een teampagina uit Simplicate kan dus, als de gebruiker van de API-sleutel HRM mag inzien. Voor werving heb je een ander systeem nodig, dat we op dezelfde manier koppelen.

Moeten we kiezen tussen API v2 en v3?

Nee. Simplicate adviseert zelf om v3 te gebruiken waar een onderdeel al bestaat en v2 voor de rest. Beide werken met dezelfde sleutel, zien dezelfde gegevens en gebruiken dezelfde id's. Simplicate heeft aangekondigd dat delen van v2 op termijn verdwijnen, met tijdlijnen vooraf. Omdat wij de koppeling onderhouden, zetten wij die onderdelen om zodra dat nodig is.

Ziet de koppeling alles in onze Simplicate-omgeving?

Nee, alleen wat de gebruiker achter de API-sleutel mag zien. Een sleutel hoort altijd bij één Simplicate-gebruiker en neemt diens rechten over: zonder toegang tot HRM kan de koppeling ook niet bij HRM. Daarom raden we een gebruiker aan met alleen de modules die nodig zijn, bijvoorbeeld CRM, Sales en Projecten. Zo kan de website niet bij gegevens waar hij niets mee hoeft.

Meer koppelingen

Andere systemen die we koppelen.