Helpen jullie met privacy en de AVG?

Privacy is voor een groot deel een kwestie van hoe je site technisch is ingericht. Een privacyverklaring kan nog zo zorgvuldig zijn geschreven: als je site ondertussen ongevraagd gegevens verzamelt, klopt het verhaal niet. Daarom beginnen wij bij de techniek, en laten we de juridische kant over aan iemand die daarin gespecialiseerd is. Juridisch advies geven we niet.

Wat de AVG grofweg van je vraagt

De AVG komt neer op een paar uitgangspunten. Je verzamelt alleen persoonsgegevens die je echt nodig hebt, voor een doel dat je kunt uitleggen. Je bewaart ze niet langer dan nodig, je beveiligt ze goed en je vertelt mensen wat je ermee doet. Voor cookies en vergelijkbare technieken die niet strikt nodig zijn om je site te laten werken, zoals cookies die bezoekers volgen voor advertenties, heb je toestemming van je bezoeker nodig voordat ze worden geplaatst. Die cookieregels staan in Nederland formeel in de Telecommunicatiewet, maar in de praktijk horen ze bij hetzelfde gesprek.

Wat wij technisch regelen

De basis is een beveiligde site: een versleutelde verbinding, software die wordt bijgehouden en servers in Europa die we zelf beheren. Daarbovenop kijken we kritisch naar wat je site verzamelt. Een contactformulier hoeft meestal niet te vragen naar een geboortedatum of huisadres. Hoe minder gegevens je binnenhaalt, hoe minder je hoeft te beschermen en uit te leggen.

Bij cookies gaat het vaak mis in de uitvoering. Veel sites tonen keurig een melding, maar laden de trackers al voordat de bezoeker iets heeft gekozen. Netjes ingericht betekent dat scripts die toestemming nodig hebben pas starten als die er is, dat weigeren net zo makkelijk gaat als accepteren en dat een vinkje voor de nieuwsbrief niet vooraf aanstaat.

Wat je met je eigen adviseur afstemt

De teksten die bij privacy horen, schrijf je niet op gevoel. Denk aan:

• de privacyverklaring op je site
• de uitleg in je cookiemelding
• afspraken met partijen die gegevens voor je verwerken, zoals een verwerkersovereenkomst
• hoe lang je gegevens uit formulieren en bestellingen bewaart

Welke keuzes daarin passen, hangt af van je branche, je klanten en wat je met hun gegevens doet. Een kapsalon die online afspraken aanneemt, heeft andere vragen dan een groothandel met een klantportaal waarin bestellingen en facturen staan. Zorg dat je adviseur weet wat er technisch op je site gebeurt: welke formulieren er zijn, welke cookies er worden geplaatst en waar de gegevens terechtkomen. Dan sluiten de teksten aan op hoe het in werkelijkheid gaat.