Met welke systemen kunnen jullie koppelen?

Of een koppeling mogelijk is, hangt minder af van het soort systeem dan van de vraag of de leverancier er een deur in heeft gezet. Die deur heet een API. Via een API kan andere software op een afgesproken manier gegevens opvragen en wegschrijven: een nieuwe klant aanmaken, een factuur ophalen, de voorraad van een product bijwerken. De meeste moderne boekhoudpakketten, CRM's, webshopsystemen, planningsprogramma's en e-mailmarketingprogramma's hebben er een. WordPress, waarin we websites bouwen, heeft er zelf ook een.

Zelf nagaan wat je software kan

Je kunt vaak zelf al ontdekken of je software een API heeft. Zoek in het helpcentrum of op de website van je leverancier naar woorden als "API", "koppelingen", "integraties" of "ontwikkelaars". Kijk ook naar je abonnement: bij sommige pakketten zit toegang tot de API alleen in een uitgebreidere versie. En ga na wie binnen je bedrijf beheerder is van het account. Voor een koppeling is meestal toestemming van een beheerder nodig, en het scheelt zoeken als je dat vooraf weet.

Als er geen API is

Niet elk systeem heeft zo'n deur. Oudere software, maatwerk dat ooit voor je is gebouwd of pakketten die alles binnen hun eigen omgeving willen houden, hebben geen API of maar een heel beperkte. Er zijn dan soms andere routes:

• een export die op vaste momenten automatisch wordt opgehaald en verwerkt
• een map of mailbox waarin het systeem bestanden neerzet die vanzelf worden ingelezen
• een tussenstap via een ander pakket dat wel goed koppelt

Zulke oplossingen kunnen prima werken, maar ze zijn kwetsbaarder dan een echte API. Verandert de leverancier de opbouw van zijn export, dan kan de koppeling stilvallen. Dat hoort eerlijk op tafel: soms is overstappen naar een pakket met een goede API op den duur de verstandigere keuze, ook al is het eerst meer gedoe.

Wat we vooraf uitzoeken

Voordat er iets wordt gebouwd, maken we samen een overzicht: welke systemen je gebruikt, welke gegevens van waar naar waar moeten en wie er met de uitkomst werkt. Daarna lezen we per systeem in de documentatie na wat de API toestaat en waar de grenzen liggen. Sommige leveranciers beperken bijvoorbeeld hoeveel verzoeken je mag doen, geven niet alle gegevens vrij of vragen zelf iets voor toegang. Dat soort dingen wil je weten voordat je ergens aan begint, niet halverwege. Licenties die na de oplevering doorlopen, staan daarom apart in de offerte.

Wil je het gesprek goed voorbereiden, zet dan alvast op een rij welke pakketten je gebruikt en waarvoor. Kies daarnaast een handeling die je nu met de hand doet en die je het liefst kwijt wilt. Aan zo'n concreet voorbeeld zie je meestal snel wat er mogelijk is.