Kunnen jullie mijn werk automatiseren?

De beste kandidaten zijn taken die je steeds op dezelfde manier uitvoert. Je herkent ze aan een paar dingen: ze volgen vaste regels, de gegevens die je nodig hebt staan al ergens digitaal, en eigenlijk hoef je er niet bij na te denken. Juist zulke taken vreten ongemerkt tijd, omdat ze zo vaak terugkomen. Een losse handeling stelt weinig voor, maar wie hem keer op keer doet, is er aan het eind van de rit flink mee bezig.

Wat zich goed laat automatiseren

Een paar voorbeelden van wat er kan:

• Een aanvraag via je website komt als lead in je CRM, met alle ingevulde gegevens, en de juiste collega krijgt er meteen een melding van.
• Een offerte bouwt zichzelf op uit de keuzes die een klant in een formulier maakt. Jij loopt hem alleen nog na en verstuurt hem.
• Na een afspraak of bestelling krijgt de klant vanzelf een bevestiging, en later een herinnering of een verzoek om een review.
• Gegevens die je nu uit het ene systeem exporteert en in het andere importeert, gaan voortaan automatisch over.

Vaak gaat het om een keten van kleine stappen die je nu met de hand aan elkaar knoopt. Automatiseren betekent dan vooral: die keten zo inrichten dat de stappen elkaar vanzelf opvolgen. Omdat we ook websites en koppelingen bouwen, kan zo'n keten beginnen bij het formulier op je site en eindigen in je boekhouding.

Wat je beter zelf blijft doen

Niet alles hoort in een automatisering. Een klacht van een vaste klant, een offerte voor een bijzondere opdracht of een gesprek waarin je moet aanvoelen wat iemand bedoelt: daar wil je zelf bij zijn. Een goede automatisering haalt het herhaalwerk weg en laat meer ruimte over voor dat persoonlijke contact. Ze neemt het niet over.

Ook een rommelig proces wordt niet beter van automatiseren. Weet nu niemand precies wanneer een aanvraag als afgehandeld geldt, dan automatiseer je die onduidelijkheid gewoon mee. Soms zit de eerste winst dus in het helder krijgen van hoe het werk eigenlijk loopt.

Klein beginnen en zicht houden

We beginnen met inventariseren: welke systemen gebruik je, welke taken komen steeds terug en waar gaat de meeste tijd naartoe. Daar starten we. Eén automatisering die goed werkt en die je direct merkt, is meer waard dan een groot plan dat half af blijft. Daarna breid je stap voor stap uit.

Een automatisering moet ook te volgen zijn. Je wilt kunnen terugzien wat er is gebeurd, en als een stap mislukt, bijvoorbeeld omdat een systeem even niet bereikbaar is, wil je dat weten in plaats van dat een aanvraag stilletjes verdwijnt. Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt als het misgaat en wie het dan oppakt.