Handtekening instellen in Outlook (nieuwe en klassieke Outlook, met logo)

Microsoft zet de nieuwe Outlook voor Windows stap voor stap door, terwijl de klassieke Outlook volgens Microsoft nog tot minstens 2029 wordt ondersteund (Microsoft Learn). Veel bedrijven werken dus een tijd met allebei, en de handtekening zit in die twee versies op een andere plek. Hieronder staan de stappen voor beide en voor Outlook op de Mac, en onderaan kort ook voor Apple Mail, Gmail en de iPhone. We hebben ze in oktober 2026 nagelopen met de handleidingen van Microsoft, Apple en Google.

Welke Outlook gebruik je?

Zie je rechtsboven een tandwiel en bovenin de tabbladen Start, Beeld en Help, dan werk je in de nieuwe Outlook. Heb je linksboven een tabblad Bestand, dan is het de klassieke Outlook. Twijfel je, dan legt Microsoft het verschil uit op Welke versie van Outlook heb ik?

Wat je vooraf klaarzet

• De tekst. Naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en webadres. Vier of vijf regels is genoeg.
• Het logo als PNG of JPG. Google raadt voor een handtekening in Gmail een afbeelding aan van 70 tot 100 pixels hoog en 300 tot 400 pixels breed (Google Help). Die maat kun je voor Outlook ook aanhouden. Verklein het bestand vooraf in een fotoprogramma, in plaats van een grote afbeelding in Outlook kleiner te slepen. Dan blijft de mail licht en ziet de ontvanger het logo op de maat die jij bedoelt.
• Geen SVG. Een SVG-logo is scherp op je website, maar veel mailprogramma's tonen het niet. Gebruik voor mail een PNG.

Handtekening instellen in de nieuwe Outlook

1. Klik rechtsboven op het tandwiel Instellingen.
2. Kies Accounts en daarna Handtekeningen. Staan er meer mailadressen in Outlook, kies dan eerst het adres waar de handtekening bij hoort.
3. Klik op de knop om een handtekening toe te voegen (Add signature) en geef hem een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Standaard".
4. Typ of plak je tekst in het vak onder de naam. Met de knoppen boven het vak maak je tekst vet, kies je een kleur of maak je van je webadres een link.
5. Zet de cursor op de plek van het logo, klik op Afbeeldingen invoegen, kies het bestand en klik op Openen. Is het logo te groot, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies Grootte, of sleep aan een hoek.
6. Kies onderaan of de handtekening vanzelf onder nieuwe berichten komt en of hij onder antwoorden en doorgestuurde berichten komt.
7. Klik op Opslaan.

Tijdens het schrijven kun je altijd nog een andere handtekening kiezen via het tabblad Bericht > Handtekening. Outlook op het web en Outlook.com werken op dezelfde manier: tandwiel, Accounts, Handtekeningen (Microsoft Support).

Tip: maak voor antwoorden een korte versie zonder logo. In een lange mailwisseling staat je logo anders tien keer onder elkaar.

Handtekening instellen in de klassieke Outlook

1. Ga naar Bestand > Opties > E-mail en klik op Handtekeningen. Of open een nieuw bericht en kies op het tabblad Bericht voor Handtekening > Handtekeningen.
2. Klik onder Selecteer de handtekening die u wilt bewerken op Nieuw en geef de handtekening een naam.
3. Typ je tekst in het vak Handtekening bewerken. Lettertype, kleur en links stel je in met de opmaakbalk erboven.
4. Voor het logo klik je op het afbeeldingspictogram aan de rechterkant van die opmaakbalk, kies je het bestand en klik je op Invoegen. Verkleinen doe je met de rechtermuisknop op het logo, via Grootte en positie (of Afbeelding, tabblad Grootte). Laat Hoogte-breedteverhouding vergrendelen aangevinkt (Microsoft Support).
5. Kies onder Standaardhandtekening kiezen eerst bij E-mailaccount het juiste adres. Kies daarna welke handtekening onder Nieuwe berichten komt en welke onder Antwoorden en doorgestuurde berichten.
6. Klik op OK.

Let op: het bericht dat je open had toen je de handtekening maakte, krijgt hem niet vanzelf. Daar zet je hem een keer met de hand in via Bericht > Handtekening. Vanaf het volgende bericht gaat het automatisch.

Outlook op de Mac

Kies in de menubalk Outlook > Instellingen en klik onder E-mail op Handtekeningen. Klik op het plusteken, geef de handtekening een naam en typ je tekst in de editor. Een logo of link voeg je in via de werkbalk van de editor; zie je de knop niet, klik dan op Meer items weergeven. Ben je klaar, sluit dan het venster. In hetzelfde scherm kies je per account welke handtekening er standaard komt bij Voor nieuwe berichten en bij Voor antwoorden of doorsturen (Microsoft Support).

Het logo goed krijgen

• Invoegen, niet plakken. Gebruik de afbeeldingknop van de editor. Een logo dat je uit Word of van een website plakt, neemt vaak opmaakcode mee. Microsoft waarschuwt dat zulke code (VML) ervoor kan zorgen dat afbeeldingen als bijlage aankomen in plaats van in de mail zelf.
• Denk aan de donkere modus. Een donker logo op een doorzichtige achtergrond is bijna onzichtbaar als de ontvanger zijn mail in de donkere modus leest. Geef zo'n logo in het bestand zelf een witte of lichte achtergrond.
• Maak het logo klikbaar. Selecteer het logo in de editor en koppel er met de linkknop je webadres aan.
• Zet je bedrijfsnaam ook als tekst in de handtekening. Sommige ontvangers hebben afbeeldingen uitstaan of lezen mail als platte tekst. Met de naam in tekst weten ze toch van wie de mail komt.

Werkt het niet?

• De menu's kloppen niet met je scherm. Dan gebruik je waarschijnlijk de andere versie van Outlook. Kijk of je linksboven een tabblad Bestand hebt.
• Op je andere computer ontbreekt de handtekening. In de klassieke Outlook kunnen handtekeningen onder "Handtekeningen op dit apparaat" staan. Volgens Microsoft blijven die op de computer waar je ze maakte en ontbreken ze mogelijk op een ander apparaat. Gebruik je een Outlook.com-account in Outlook en in de browser, dan maak je de handtekening volgens Microsoft in allebei.
• Het logo komt als bijlage aan. Verwijder het en voeg het opnieuw in met de afbeeldingknop. Sommige mailapps tonen een ingevoegde afbeelding daarnaast ook als bijlage; daar heb je als afzender geen invloed op.
• Het logo is enorm of wazig. Zet het bestand vooraf op maat, zoals hierboven beschreven, en voeg het opnieuw in.
• In de Outlook-app op je telefoon staat een andere handtekening. De app heeft een eigen instelling: open in de app Instellingen en tik onder E-mail op Handtekening (Microsoft Support).
• Je mails komen in de spam. Dat ligt zelden aan de handtekening en meestal aan de instellingen van je domeinnaam. Lees daarvoor SPF, DKIM en DMARC instellen.

Apple Mail, Gmail en de iPhone

Apple Mail op de Mac

Kies in de Mail-app in de menubalk Mail > Instellingen en klik op Handtekening. Selecteer links het mailaccount, klik onder de middelste kolom op het plusteken en geef de handtekening een naam. In de rechterkolom typ je de tekst en sleep je je logo erin. Wil je je handtekening onder de geciteerde tekst van een antwoord, zet dan het vinkje bij Plaats handtekening boven geciteerde tekst uit (Apple Support).

Gmail

Klik in Gmail op de computer rechtsboven op het tandwiel Instellingen > Alle instellingen bekijken. Scrol op het tabblad Algemeen naar Handtekening, maak een nieuwe handtekening en typ je tekst. Een logo voeg je in met het afbeeldingspictogram: via een webadres, uit Mijn Drive of door het te uploaden. Kies eronder welke handtekening standaard onder nieuwe mails en onder antwoorden komt, en klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan. Een handtekening mag maximaal 10.000 tekens tellen en een afbeelding telt daarin mee (Google Help). Haal je het logo uit Google Drive en verschijnt het niet, dan moet het bestand gedeeld zijn met iedereen die de link heeft.

De iPhone

In de Mail-app op de iPhone kan alleen tekst in de handtekening; dat staat ook zo in de handleiding van Apple. Je past hem aan in de app Instellingen > Apps > Mail > Handtekening, onder E-mail schrijven. Met Per account geef je elk mailadres een eigen handtekening (Apple Support). Vervang in elk geval "Verstuurd vanaf mijn iPhone" door je naam, functie en telefoonnummer. Dan is een mail van je telefoon net zo goed te herkennen als een mail van je computer.

Kernpunten

• Nieuwe Outlook en Outlook op het web: tandwiel > Accounts > Handtekeningen.
• Klassieke Outlook: Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen.
• Zet je logo vooraf op maat als PNG en voeg het in met de afbeeldingknop, niet door te plakken.
• Maak voor antwoorden een korte versie zonder logo.
• Controleer elk apparaat: de klassieke Outlook kan handtekeningen lokaal bewaren, de Outlook-app heeft een eigen instelling en de Mail-app op de iPhone kent alleen tekst.

Wil je dat we je handtekening in je huisstijl opmaken, zodat iedereen in je team dezelfde gebruikt, kijk dan bij logo en huisstijl laten maken of lees eerst kunnen jullie ook een logo en huisstijl maken?